転職メールを返信する際に覚えておくマナーを解説！

2024年3月12日

転職中に自分が行きたい企業とのやり取りは基本的にメールで行われる。企業先に使用するメールなので、そのやり方を理解していなければ、社会人としてマナーができていないと、相手から思われる可能性が非常に高い。全てを理解することは難しいかもしれないが、必要最低限のことは覚えておく必要がある。

基本的なマナー

メールを普段必要以上に意識して送ることはそれほどないだろう。スマートフォンやパソコンから簡単に送ることができるようになり、相手と簡単に連絡を取り合うことができるので、誰もが一度は利用したことがあるだろう。しかし、会社とのやり取りをする際に、普段と同じ感じでやり取りをしてしてはいけない。

場合によっては、それが原因で不採用になる可能性があり、それが大企業なら更に高まるだろう。新卒や20代ならば、「若いから知らないのかな？」で済むかもしれないが、30代以上で働いている場合は、高確率で「マナーを知らないやつ」と思われる。分からない人もいるかもしれないが、大切なことは3つだけだ。

メールは24時間以内に返信(早ければ早い方がいい)
相手の本文は残しておく
署名を記載しておく

以上になる。

これらを順に説明していこう。

返信に関しては、これは企業だけでなく普段でも重要だ。相手からの連絡が遅ければいい気分はしないだろうし、転職中の相手ならば返信が遅いだけで不快な印象を与えてしまう可能性がある。マナーとしては24時間以内の返信が基本だが、早めの返信を心がけよう。

相手の本文を残したまま返信をするというのは、相手に何に対しての返事なのか理解してもらうためである。友達同士ならば本文を消してしまっても、メールの内容はお互いに理解しているが、会社はそうはいかない。求職者はあなただけではないからだ。相手に返信内容をスムーズに分かってもらうためには必須だといえる。

署名とは、自分の名前や電話番号、メールアドレスの3つだ。こちらが本文の最後にあれば、丁寧なメール文になる。

他にもあるが、押さえておきたい項目はこちらの3つ。やっているかやっていないかで、相手の評価に大きな差が出てくる場合もあり、企業によっては不採用となる可能性もある。

相手にメールを送る場合は、本文の再チェックはもちろん、署名を記載しているかも確認をしなければならない。

企業から嬉しい連絡が来た時の対処

メールの返信方法を理解したのであれば、次に大切なことは言葉の選び方だ。普段メールを友人としている時は意識していないと思うが、転職メールを返信する場合には、相手に失礼のない言葉を選択しなければならない。

転職メールを返信するときは、まず一呼吸置くことが大切だ。企業から嬉しい連絡が来た場合は、気持ちを抑えられずにすぐに返信してしまうだろう。しかし、その際に言葉遣いが適切でなかったら、相手は不快な感情を抱くかもしれない。正しい返信方法や言葉を選ぼう。

正しい方法があまりわかっていなければ、ネットを利用すれば簡単に調べられるのでおすすめ。一度確認をしてから転職メールを返信すれば、相手に不快な印象を与えることを防ぐことができる。

よく間違える言葉の一部を挙げてみよう

NG…了解です。わかりました。
OK…かしこまりました。承知いたしました。

NG…御社(話し言葉)
OK…貴社

NG…よろしかったでしょうか
OK…よろしいでしょうか

これらが挙げられる。丁寧な転職メールをするのであれば、気をつけよう。

採用の連絡が来れば、誰しも舞い上がってしまうだろう。しかし、ここで気を抜いてしまって、相手に失礼に当たる返信をしてしまうと、不快な思いをさせてしまう可能性が非常に高い。

最後まで気を抜かず、落ち着いて対処することを心掛けることが大切だ。

不採用の連絡がきてしまったら

会社にとって合わない人物だと判断されてしまったら、それを伝えるために、不採用の連絡は必ず送られてくる。人によっては、望んでいた職場なので、激しく落ち込んでしまうこともあるかもしれない。しかし、それでもやるべきことはある。それは、その旨を相手に伝えるということだ。

不採用の連絡が来たからといって、稀に返信しない人もいる。しかし社会人であれば、それを理解したうえで行動をしなければならない。

その時は条件に合わないという理由で不採用になった可能性もあるので、また時間が経てばチャンスが来るかもしれない。しかし、採用通知のメールを返信しなければその機会を失ってしまう可能性が非常に高い。そのため、返信は必須といっても過言ではない。

返信をする時も普段の言葉遣いではなく、丁寧な返信を心がけよう。返信を心掛けることにより、徐々に慣れていき、スムーズに行えるようになる。例外として、相手からのメールに返信不要と記載されている場合は、逆に返信してしまうと相手に迷惑がかかる可能性もあるので、その時は返信は不要だ。

転職先は一つではないので、その期間は充電期間と捉えればさほど苦になることはない。その時期に自分が取りたかった資格の勉強をすれば、もしかしたらその資格が役に立つ仕事に興味が出てきて、そちらの道を目指すという選択肢も発生する。一生懸命に勉強をしていれば、それを見ている人が仕事先を斡旋してくれる可能性も十分にある。

チャンスはどこに転がっているかは誰にも分からない。その企業から不採用通知が来たとしても、自分にできることを誠実に行なっていれば、時間はかかるかもしれないが、いい結果が訪れるだろう。