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転職活動では、履歴書や職務経歴書など、必要な書類を企業に郵送する場合がある。書類を送る場合に「送付状を添えて郵送するべきか」迷うケースがあるのではないだろうか。
一般的なビジネスマナーとしては、履歴書や職務経歴書を郵送する場合、送付状を添えて送らなければならない。送付状を添える理由や、作成に気を付けたいポイントを解説する。
転職活動で送付状を添える必要性
送付状は、採用担当者に以下の3つを認識してもらえるメリットがある。
- 差出人が自分であること
- 郵送理由や目的
- 郵送物の記録
社会人としてのマナーとされている以外にも、送付状には機能的な役割がきちんとある。それぞれ確認していこう。
差出人が自分であること
送った相手が自分であることを分かってもらうためである。求人を出している企業の中には、応募者が多数いて書類の取扱いが膨大になってしまう。特に、大企業とされている大手の求人は、応募する転職希望者が多くなる。
「送付状を添えてくれた丁寧な人」として良い印象を与えられる可能性もある。
郵送理由や目的
郵送理由や目的が分かるので、採用担当者が行う書類チェックの負担が軽くなるメリットがある。送付状がないと、採用担当者はなぜ書類が送られてきたのか、毎回確認しないといけない。
なぜ送付をしたのか記載しておくだけで、採用担当者は確認の手間が省ける。このように、相手への配慮もできるので、送付状は添えて書類は送ると良いだろう。
郵送物の記録
送付状は、郵送物を記録しているため、受け取り漏れを防ぐ役割もある。採用担当者が書類をチェックする際に、誤って他の書類と紛れてしまったりする可能性もあるかもしれない。
送付状には、混在や受け取り漏れなどを未然に防ぐ役割がある。以上より、送付状は機能的な役割を併せ持っている。
送付状を書く際のポイントや注意点について確認
送付状の書き方には、決まったやり方があるのだろうか。前提として、送付状の書き方に決まりはない。ここでは、必要最低限の記入しておいてほしい部分と、記入にあたって注意しておきたい部分を解説する。
送付状を書く場合は、以下の5点に注意しておきたい。
- 日付は書類投函日を記入する
- 企業名は正式名称を記入する
- 郵送する理由や目的を記入する
- 送付物と送付部数を正しく記入する
- 自身の氏名を署名する
どれも大切なポイントなので、それぞれ解説していこう。
日付は書類投函日を記入する
一般的に日付は書類を投函する日にする点には注意しておこう。和暦と西暦の表記をどちらにするかは決まっていないが、履歴書や職務経歴書と統一しておくことが望ましい。日付を記入する際は、一番右上に記入するので併せて確認しておこう。
書類を作成した日付で記入しないように注意が必要である。
企業名は正式名称を記入する
企業名は略さず、正式名称を使用すること。相手にも失礼で、マナーの悪い人と思われかねない。特に、先方から送付してほしいと指定があった場合は、要注意である。
また、宛先に指定があった場合、その通り送っていないと採用担当者は選考時点で不採用にするケースもある。「言われたことができていない人」と思われる可能性もあるので、注意しておきたい。
自身の署名は企業の宛先より下の位置に記入する
自分の署名が企業の宛先より下に来るように記入することも大切だ。送付先の企業に敬意を表さないといけない。そのため、署名を企業の宛先より下に記載するのは、ビジネスマナーの基本である。
署名は名前だけでなく、住所や電話番号、アドレスも一緒に記載しておくと良い。
頭語と結語を記入する
ビジネスシーンでは、頭語と結語に「拝啓」と「敬具」を用いるのが、マナーである。本文を書き出す前に、必ず書き出しは「拝啓」を利用し、最後は「敬具」で終わることが望ましい。
また、必須ではないが時候の挨拶を入れても良い。書類を送付するタイミングや季節によって挨拶文は異なる。季節と挨拶文が合わない送付状にならないよう、提出の際は注意しておきたい。
本文は長くならないように記入する
郵送理由は、シンプルに書くことも大切である。送付状は、どういった目的で書類を送付したのか、相手に理解してもらうための書類である。企業の魅力や自己アピールといった、関係のない内容を記入するのは控えるべきだろう。
また、ビジネス文書のため誤字や脱字がないようにチェックし、言葉の使い方や日本語に誤りがないかも確認しておく必要がある。
送付物と送付部数は正しく記入する
送付物と送付部数を間違えないことも重要だ。送付状に記載している内容を間違えていると、採用担当者が混乱する。そのため、かえって信用を落としてしまう可能性もあるだろう。
提出前に送付状と同封物はチェックしてから提出を心掛けよう。
以上から、送付状を作成する項目と、作成にあたっての注意点をまとめている。前提としてだが、送付状を添えていないから選考が不利になるわけではない。
ただし、ビジネスマナーとして最低限の対応ができる人として認識してもらえるように、送付状は添えて出すと良い。
持参の場合は送付状は不要
一般的に、企業に書類を送付する場合は送付状を添えて提出する必要がある。しかし、企業に持参する場合は不要だ。ただし、持参する場合でも、応募書類一式はクリアファイルに入れて提出するのがマナーである。
そして、宛先を書いていない角形2号封筒に入れて持参すると良い。一般的に、履歴書や職務経歴書を持参する場合も、封筒に入れて提出する。その際に、書類の種類について説明してから提出しよう。
転職はマナーを守って活動しよう
転職活動における送付状の作成や必要性について解説した。書類を持参する以外の場合は、採用担当者にも配慮した対応が求められる。書類を郵送する際は、基本的に送付状と一緒に提出することが望ましい。
また、送付状を記入する際も注意しておきたいポイントがある。日付や署名の位置など、相手に常識がない人と認識されないように注意しながら記入しよう。添え状は、一般的にパソコンの横書きで作成する。手書きの場合は縦書きとなる。
送付状は、差出人である自分が何を送ったのかを、相手に理解してもらうために必要な書類である。とはいえ、記入にあたっては注意しておきたいポイントもあり、不慣れな場合は作成に時間がかかるだろう。
送付状の作成で困ったことがあれば、転職アドバイザーに確認してもらうと良い。IFA転職は、金融分野における転職活動をサポートしてる。金融経験のあるエージェントがサポートするので、相談してみるのも良いだろう。
