転職時にはメールの返信が必要？そのルールや内容を紹介

2023年7月13日

アドバイザーナビ株式会社

働いている職場の人付き合いに疲れる、突然やってみたい仕事を思いついた。そのほかに、もっとお金が欲しいなど何かのきっかけで転職を考えることもあるだろう。

いざ、仕事を変えるぞと思ったときに、メールでのやり取りが必要になることがある。このメールで返信するときにやるべきことを紹介しよう。

転職の返信メールで守りたいルールについて

メールのやり取りは、顔を合わせて話すものとは違う緊張感がある。それはきっと表情ではなんとなく伝わるものが、文字では全く表情が見えないからだ。それだからこそ文字で伝えることは難しくなる。

会社勤めで、相手先とメールをした経験がある人ならある程度はわかるルール。今では、リモートワークが多くなっているので、当たり前に使える人もいるだろう。

しかし、社会経験が浅い人や、メールに不慣れな人もいるだろう。とくに、日本独特な尊敬語などがあるため神経質になりがちだ。そのため、これは守りたいというルールをしっかり確認しよう。

相手先のメールアドレスは間違っていないか
送るべき相手は一人なのか複数なのか
いきなり本題から入っていないか
送信する時間帯はいつでも良いわけではない
自分のアドレスは送っても恥ずかしくないか
絵文字の使用はNG
長くダラダラ書いてはいけない
名乗っているかの確認

このように、最低限守るよう注意を向けたい点がある。しかし、例文やマナーについてしっかり事前に確認し、それを守って書くことができれば問題ない。

最初のうちは、難しく考えてしまったり、わからないことが多く不安になるかもしれないが、丁寧に書き見返すことで、徐々に慣れていくはずだ。この守るべきことをしっかり抑えておけば、チェックする時間も短くなる。

書き慣れてくるにつれて自然と身についていくはずだ。自然にやり方が分かるようになれば、いちいち調べる必要もなくなるので、大幅なタイムロスになる。しかし、慣れすぎてしまうと、初歩的なミスをしてしまう可能性もあるので、それは注意しよう。

転職するときのメール返信で気を付けるべきこととは？

しっかりと注意事項を確認したら、メールの返信をどのように書くのかが気になるところだ。知り合いに送る返信メールなら、なにも難しく考える必要はないが、一社会人としてきちんと体裁が整っていることが必要になる。

受け取る側が、最初に見た時に内容がわかりやすいように、タイトルでおおまかな見出し作りをする。そして、重要になってくるのは中身だ。

本文をいきなり書きだすのではなく、相手の方の社名や名前が書き出しとなる。そして、挨拶とワンクッションをはさんでから、転職時には重要となる自己紹介が必ず入る。この自己紹介では自分のアピールをする部分となるためしっかり書きたい。

ここでも長文になりすぎないようにしたい。採用されたいという気持ちが強いためあれもこれも伝えたくなってしまうが、あくまでもすっきりとした文章で終わらせたい。

しかし、当たり障りのない文章では自己アピールに繋がらない。簡潔で印象に残る内容とするべきだ。メールの内容により、会ってぜひ話が聞きたいと思ってもらえれば、日にちの相談をすることになる。

その場合、あらかじめ送られた内容で、スケジュールの調整ができれば、返信も簡単にできる。できるだけ、提示された日程でスケジュールを組むことがベストといえる。

またメールの文末に署名を入れておくことも忘れてはいけない。署名とは、自分の名前や電話番号、メールアドレスの3つだ。こちらが本文の最後にあれば、丁寧なメール文として相手に連絡ができる。覚えておいて損はないので、会社とのやり取りをする場合は覚えておこう。

ビジネスメールの言葉使いはどこで習うことができるのか？

これまで企業に対して正しいメールの送り方を説明してきたが、言葉使いも重要である。友達に送るような感覚で会社に連絡をすることはないと思うが、勉強をしていなければ多少若者敬語が混ざってしまう可能性がある。

丁寧な言葉でメールをしなければ失礼になってしまい、場合によっては採用にも響いてくる可能性がある。それらを防ぐには何を参考にすればいいのだろうか。

一番簡単な方法はネットの専用ページをみることだ。専用ページならば言葉使いの細かなことまで調べることが可能であり、NGワードも記載されているのですぐにある程度の知識を身につけることができる。

リクナビやマイナビなどを利用して転職を目指しているのであれば、アドバイザーに相談をすることも有効だ。アドバイザーはこれまで多くの転職者を見てきており、それに伴い転職先のことも理解している。転職先に失礼のないメールを送りたいのであれば、相談をすれば相手に失礼のないメールを確実に送ることができる。

メールは誰でも簡単に送ることができるが、転職をする際には言葉使いは細心の注意を払う必要がある。しかしネットで調べたり、アドバイザーに相談をすることにより、未然に防げるので上手く有効活用していこう。

専用ページやアドバイザーの力を借りなくてもできるという人もいるかもしれないが、初めて転職活動をする場合は、必ずチェックをしておいたほうがいい。少し面倒に感じるかもしれないが数件経験すればすぐに覚えることができるし、不採用になってしまい他の会社に面接をする際にも役立つし、何より入社後にお客さまとのやり取りをメールでする時にも応用することができる。

覚えておいて損はないので、できる限り早めに身につけよう。難しく感じてしまうかもしれないが、慣れてしまえば、スムーズに作業を進められるようになり、将来的にも役立てることができる。