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転職活動中には、さまざまなシーンで転職に関するメールを送付する機会がある。
例えば、書類選考通過、面接のお礼、面接の日程変更、書類不備のお詫びなど、お礼だけではなく、依頼、お詫びなどのメールが必要なことがあるだろう。
本記事では、それぞれの転職シーンで必要な転職メールを各シーンに応じた文例も紹介しながらポイントを解説していく。
転職活動中の人はぜひ参考にしていただきたい。
転職活動のメールはどのような内容で返信する？
書類選考通過や面接の日程のお知らせなど、さまざまな内容の転職メールを送付する必要がある。
これらの転職メールにはビジネスマナーを知っておくことが必要だ。
転職メールは基本的に受信したら即返信すべき
転職に関するメールは面接の日程や内定の連絡など、受信したらすぐに返信が必要だ。そのため、転職関連のメールを受信したら、できるだけ早くに返信することを心がけてほしい。
採用企業側から、期限を設定されるよりも受信したらすぐに返信をした方がレスポンスが早いという印象を持たれる。転職メールは24時間以内に返信することが鉄則である。
面接の希望日の内容で即座に返信ができないときには「いついつまでに返信します」などと期限を設定して返信をするようにすると良いだろう。
企業の採用担当者からのメールはすべて返信するのがマナー
企業の採用担当者や人材紹介会社のエージェントから転職に関するメールを受けた場合は、基本的にすべてに関して返信するのがマナーである。
送信側は、返信がないとメールが相手に届いているか、メールを読んだのかが分かりません。メールが届いていることや、内容を読んでいることの確認にもなるため、自動送信でなければ受信したメールについては内容を確認してすべて返信するようにした方が良いだろう。
しかし、面接の日程が迫っているときなどはメールより電話の方が適している場合もある。一般的には面接の日程は、企業側がいくつか候補を挙げて応募者に伺いをたてますが、その日程に都合があわない場合などは電話で直接連絡するといいだろう。
返信したメールにレスポンスがないときは不安になってしまうが、そのような場合には担当者に電話をかけ、忙しい中に電話をしたことを謝罪して手短に要件を伝えるようにすると良いだろう。
転職メールを返信するときに気をつけること
転職メールは普段のビジネスメール以上に細心の注意を払う必要がある。
気をつけなければならない転職メールの内容は以下のようなことだ。
件名の名前の”様”、用件名、返信時のReの消し忘れ
ビジネスメールの返信で、つい無意識でしてしまいがちな「”様”の消し忘れ」「返信時の用件名がそのまま」「Reが複数ついたまま」の返信ではないだろうか。
返信メールで最初に見て何の用件について記載されたメールなのかがわかるのは、効率的なメールの返信だと言えるだろう。
また、企業の採用担当者は多数の人から返信メールを受け取るため、件名には「誰から」、件名「何の用件」がメールを開く前に分かると採用担当者がメールを開く際の優先順位をつけやすくなる。
企業担当者からの件名は、〇〇様とついていた場合には”様”を削除し、企業担当者が送付したメール内容の返信メールであることが一目瞭然になるように、件名はそのまま変えないで返信するとよいだろう。
件名はシンプルにする
メールを受信した人が一番先に目に留まるの件名は、シンプルな内容であることが大切だ。例えば「応募についての問い合わせ」、「面接日程のご連絡」のように簡潔に句読点を使用せずに記載する。
面接の日程についての返信は「面接の日程の件【名前】」のように、件名に自分の名前を記載して、誰からのメールなのかを明確にする必要がある。
転職メールの返信に現職企業の署名は避ける
転職メールの最後に入れる署名には、現職の企業名、部署名、役職名は入れない方が良いだろう。
転職メール用に使用する署名は以下のような内容になるだろう。
- 名前
- 略式の漢字ではなく、正式な漢字を使用しましょう。難しい漢字を使用する際には必ずふりがなを使用しましょう。
- 住所
- 郵便番号から自宅の正しい住所を記入します。マンションなどの建物名は省略せずに記載します。
- 電話番号
- 電話番号には基本的に携帯電話の番号を記載することをおすすめします。自宅の固定電話だと日中に応募企業から連絡があったときに、すぐに対応することができません。
- メールアドレス
- 転職に使うメールの署名には現職の会社で使用しているメールアドレスは避けましょう。携帯のメールアドレスでもなく、日頃PCで使用しているメールアドレスにしましょう。
各シチュエーション別メールの書き方
転職メールは、面接などそれぞれのシチュエーションに応じたメールを返信する必要がある。それぞれのシチュエーションごとに返信メールの書き方例を紹介していく。
書類選考通過のお礼状
書類選考通過のお礼状は以下の点に注意して返信する。
- 面接日程の伺いがない場合にはお礼のみ
- 面接日程の伺いがある場合には、お礼と面接日程の回答
- メールの件名はそのまま
例
△△株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。
この度、御社の〇〇職の求人に応募した◯◯と申します。
書類選考通過のお知らせと面接日程候補日のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。面接日程ですが、ご提示いただきました候補日のうち、〇月〇日でお伺いしたく思います。
取り急ぎ、ご連絡をさせていただきました。
何卒ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
面接のお礼状の書き方
面接のお礼状は次のような内容で面接結果を受け取る前に送るのがよいだろう。
△△株式会社
営業部 課長 〇〇様
人事部 課長 ◯◯様
お世話になっております。
本日、面接を受けました◯◯と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
以前より御社を第一希望としておりましたが、本日、面接を受けてより一層、御社で働きたい思いが強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼がしたくメールを差し上げました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
面接日程変更のお詫び
働きながら転職活動をしている人は、一度設定してもらった面接の日程を変更してもらわなければならないこともあるだろう。
その場合には、以下の点に注意してお詫びのメールを送付するようにすると良いだろう。
面接の日程変更は急ぎの内容であるため、最初に電話で変更の依頼をして、お詫びのメールを送付すると行き違いや記憶もれを防ぐことができるだろう。
〇〇株式会社 人事担当◯◯様
大変お世話になっております。
×月×日の◯時より、面接をお願いしておりました〇〇と申します。
こちらの都合により日程を変更していただくことになり、大変申し訳ございませんでした。
また、迅速にご対応いただきましたことを誠にお礼申し上げます。
◯月◯日◯時に、御社にお伺いさせていただきます。
この度はご迷惑をおかけしたこと、慎んでお詫び申し上げます。
面接当日、何卒よろしくお願いいたします。
転職メールは企業担当者に好印象を与えるツール
面接日程など、転職に関するさまざまなことに使用する転職メールは、すぐ返信することが最も重要である。
企業担当者からメールを受信したらできるだけ早く返信をして、レスポンスが早い印象を心がけると良いだろう。転職は応募から入社までの期間、自分の企業に対するプレゼンテーションの機会でもある。
本記事を参考にしながら、転職メールを上手に活用し、成功をつかみとっていただきたい。
